MEDIA PUSTAKA Berita Teknologi, Sains dan Edukasi
MENGAPLIKASIKAN ADMINISTRASIPERKANTORANDI TEMPAT KERJA
A. Pengertian
dan Fungsi Administrasi Kepegawaian
Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel
administration di Amerika serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan,
sedangkan personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia
ada kecenderungan menggunakan istilah
manajemen kepegawaian (personnel management), baik dalam bidang
pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.
Dalam kamus administrasi,
administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga
kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Aktivitas administrasi kepegawaian terutama
berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian.
Sehubungan dengan perumusan tersebut, maka fungsi-fungsi
atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A.
Nigro meliputi :
- Pengembangan
struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk
didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan
jelas dan tegas. - Penggolongan
jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan
adanya saingan yang berat dari sektor swasta. - Penarikan
tenaga kerja yang baik - Seleksi
pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan
penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai. - Perencanaan
latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi
semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat. - Penilaian
kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil
kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap. - Perencanaan
kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem
jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan
yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan
yang paling tinggi. - Kegiatan-kegiatan
untuk memperbaiki hubungan antar manusia - Kegiatan-kegiatan
untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.
Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan
dengan sumber-sumber manusia dari organisasi.
Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, Administrasi kepegawaian negara
adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala
persoalan mengenai pegawai-pegawai negara. Selanjutnya
kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi:
1.
Analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi
jabatan
2.
Recruitment, ujian-ujian dan penempatan
3.
Training
4.
Promosi
dan transfer
5.
Penggajian
6.
Employee
counselling
7.
Personnel
relations
8.
Disiplin
dan moral
9.
Catatan kepegawaian
Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates
berpendapat Bahwa administrasi kepegawaian adalah
suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan
memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-masing
mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi memperoleh
efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya.
Kalau kita perhatikan rumusan di atas, nampak bahwa
perumusan tersebut ditekankan pada dua hal, yakni:
- Administrasi kepegawaian didasarkan
atas suatu tata cara, dari mana diperoleh sudut pandangan dan teknik-teknik
mengawasi orang-orang yang sedang bekerja. - Administrasi kepegawaian yang
baik membantu individu untuk bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya
untuk mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi
juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.
B.
Fungsi Teknis
Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi
yaitu fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial
berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan
fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan
dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi,
pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.
C. Mengidentifikasi
Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud
atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih
memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang
bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan
untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana
dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah
perbekalan kantor. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan
dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan
dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana
dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak
berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.
1.
Jenis-Jenis
Sarana dan Prasarana kantor
a.
Peralatan/perlengkapan
kantor (office supplies)
Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :
1)
Peralatan/perlengkapan
kantor dilihat dari bentuknya ;
Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor
dibedakan menjadi tiga, antara lain :
a)
Peralatan/perlengkapan
kantor berbentuk lembaran
b)
Peralatan/perlengkapan
kantor berbentuk nonlembaran
c)
Peralatan/perlengkapan
kantor berbentuk buku
2)
Peralatan/perlengkapan
kantor dilihat dari penggunaannya ;
Dilihat
dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua,
antara lain :
a)
Barang
habis pakai
b)
Barang
tidak habis pakai
b.
Mesin-mesin
kantor (office machine)
c.
Mesin
komunikasi kantor
d.
Perabot
kantor (office furniture)
e.
Interior
kantor (office arrangement)
2.
Pengelolaan
Sarana Prasarana Kantor
Dengan
banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang baik, efisien
dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga
pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua
kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat
administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan
efisien. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan
beberapa kegiatan, yaitu :
a.
Pengadaan
Pengadaan
adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk
menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di
organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan
yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.
b.
Penyimpanan
Penyimpanan
adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain
atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara
lain :
1)
Agar
barang tidak cepat rusak.
2)
Agar
tidak terjadi kehilangan barang.
3)
Agar
tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
4)
Memudahkan
dalam pengawasan.
5)
Memudahkan
dalam analisis barang.
c.
Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk
mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk
dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
1)
Agar
barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
2)
Agar
barang tidak mudah hilang.
3)
Agar
barang tidak kadaluarsa.
4)
Agar
barang tidak mudah susut.
5)
Agar
sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
d.
Inventarisasi
Inventarisasi
adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai
sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan
yang sama, tujuannya yaitu :
1) Agar
peralatan tidak mudah hilang.
2) Adanya
bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggung jawabkan.
3) Memudahkan
dalam pegecekan barang.
4)
Memudahkan
dalam pengawasan.
5) Memudahkan
ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.