MAKALAH PENGORGANISASIAN KANTOR

MAKALAH PENGORGANISASIAN KANTOR

Setidak-tidaknya
ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung dalam organisasi
perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang
terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal atau
informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam sebuah struktur
yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan
maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system terbuka, setiap organisasi
perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern
ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki  tujuan individu, sebagian daripadanya
merupakan alasan tindakannya; mereka masing-masing mengharapkan organisasi
dapat membantu mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial yang terjadi dalam
menejemen perkantoran tsb juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama,
walaupun mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individi tsb.

1.  Pengertian Organisasi Kantor

Berdasarkan
ke lima fakta
tsb, dapat dikemukakan bahwa:

1. Organisasi
   perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi
   untuk mencapai tujuan kantor.
2. Organisasi
   perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang
   melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan
   informasi dan merawat aktiva.
3. Organisasi
   perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam
   mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan  keputusan dan merawat aktiva.

Bentuk
komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan di dapat dua jenis
unsur yang umum terjadi dalam setiap organisasi perkantoran yaitu:

1.
Unsur inti adalah manusia

yaitu
orang-orang tertentu yang komunikasi dan interaksinya membentuk organisasi
perkantoran. Lousiana state university, Baton Rauge, mengatakan bahwa kondisi
yang dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang atau lebih yang
merasa bahwa kebutuhan-kebutuhan individual mereka dapat lebih baik terpenuhi
melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang dimiliki secara pribadi.

Setelah
organisasi kantor terwujud, unsure inti mulai terpengaruh oleh unsur kerja. Unsur kerja menentukan mutu interaksi.

Para anggota yang
berinteraksi membentuk sebuah organisasi 
perkantoran, sedangkan unsur kerja membuatnya efektif atau inefektif.

Unsur
kerja (Working elements) yang muncul
dalam organisasi perkantoran meliputi:

1. 
Sumber daya insani, yaitu kemampuan para karyawan kantor dan pengaruh
pribadi mereka.

2.  
Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-mesin,
perlengkapan kantor dan komputer.

3.  
Sumber daya konseptual dari kelompok khusus yaitu para menejer.

Derajat
pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan kantor dalam efektifitas
penggunaan sumber-daya banyak tergantung pada bagaimana menejer organisasi
perkantoran itu memahami dan melaksanakan tugas-tugas mereka. Membangun
hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan organisasi perkantoran
merupakan tugas menejer.

PRINSIP ORGANISASI
PERKANTORAN

(J.J.W.
Neuner dan L.B. Keeling, Modern Office Management, D.B. Taraporevala Sons &
Co., Private Ltd, Bombay, 1970,hh,45-49) menyatakan ada delapan prinsip
organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

1. Prinsip
tujuan

  
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi
perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang
dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.

2. Prinsip
kesatuan fungsi

  
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti
bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi
perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang
saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3. Prinsip
hubungan individual

  
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang
mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan
sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya
masing-masing.

4. Prinsip
kesederhanaan

  
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas
kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para
pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi
keraguan.

5. Prinsip
wewenang sepadan dengan tanggung jawab

  
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang
sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas
pelaksanaan tugasnya tersebut.

6. Prinsip
laporan kepada atasan tunggal

  
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor,
maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah
dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7. Prinsip
kepengawasan dan kepemimpinan

  
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan
organisasi perkantoran itu dapat tercapai.
Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan.
Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi
organisasi di waktu yang akan datang.

8. Prinsip
jangkauan pengawasan

  
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif,
jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor
atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer
kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum
semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan
kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum
pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin
berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan
pengawasan).

  Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan
maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada
tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer
elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih
serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi
seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi
mamajemen.

ORGANISASI PERKANTORAN DAN
PERUBAHAN TEKNOLOGI

Pendiri
mazhab klasik dan bapak ekonomi negara dari inggris, Adam Sminth, menyatakan
bahwa “bentuk-bentuk organisasi usaha tumbuh dari kebutuhan manusia dan kondisi
lingkungan, sekalipun bukan segala-galanya, mungkin dapat dibenarkan
pernyataan”. Manusia dalam usaha mengatur dan mengoorganisasikan dirinya banyak
dipengaruhi oleh kondisi produksi dan perkembangan teknologi”.

SIKAP
PARA AHLI MANAJEMEN TERHADAP PENGARUH
TEKNOLOGI:

1. Tidak banyak menaruh minat terhadap
factor teknologi (Fayol, Brech, Urwick, dan       Drukcker).

2. 
Pakar perilaku manusia menganggap penting arti teknologi.

    
a. Farrow, mengatakan bahwa
suatu pandangan organisasi sebagai system teknologi memberikan kepada
organisasi itu dasar yang lebih baik untuk pemahaman dan perbandingan.

b. Dubin,
menaruh perhatian besar.

c. Walker, menunjukan sinyalemennya bahwa
perubahan organisasi garis kepada organisasi garis  dan staf disebabkan oleh dampak teknologi.

Memaslahatkan
seperangkat teknologi baru, seperti komputer elektronik, seringkali terlalu
ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas organisasi dan efesiensi
biaya.

Dilihat
dari unsur “inti” dalam organisasi, Masalah penerapan teknologi dalam manajemen
tidak terutama terletak pada latar ekonomi.

Peringatan
dari Frank J. Jasinki mengemukakan bahwa “suatu perubahan dalam produksi atau
teknologi mempengaruhi hubungan-hubungan organisatoris”. Perubahan-perubahan
yang terjadi yang disebabkan oleh penerapan teknologi perkantoran akan
mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan bawahan, antara personalia
dengan personalia lainya dalam menejemen perkantoran tersebut.

Jika
menejemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu (yang
disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka menejemen perkantoran akan mengalami
kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam
teknologi.

Manajemen
perkantoran yang diorganisasikan berdasarkan pendekatan tradisional umumnya berjalan
secara vertikal.

   

Artinya
pendekatan ini hanya mengandalkan diri pada hubungan antara pemimpin dan
bawahan, akan tetapi teknologi informasi, termasuk pemrosesan data dalam System
Informasi Manajemen yang terintegrasi, telah berkembang sedemikian rupa
sehingga menjadi apa yang disebut “Manajemen tingkat horizontal”.

Teknologi
informasi membutuhkan hubungan organisasi yang memiliki jaringan kerja yang
progresif dan garis-garis yang berbeda. Organisasi yang berbeda dibutuhkan
untuk membuat keputusan dan tindakan yang tepat.

Untuk
memecahkan masalah yang simultan, menejer harus mengadakan komunikasi dengan
orang-orang dari bagian-bagian yang sederajat dalam garis horizontal,dan
meminta bantuan menurut garis diagonal kepada orang-orang dari berbagai
hierarki, baik yang bukan pemimpin maupun bawahan.

Informasi
melalui garis vertikal yang tradisional mungkin sangat bairokratis, lamban dan
mengandung biaya yang tinggi, karena itu garis-garis alternatif perlu dibangun
agar system informasi dapat bekerja dengan cepat.

Hubungan
horizontal dan diagonal acapkali tidak tampak dan juga tidak ditetapkan dalam
organisasi formal, namun manakala teknologi informasi digunakan, maka
hubungan-hubungan horizontal dan diagonal akan muncul, sekalipun berdasarkan
garis-garis yang tidak formal. Akibatnya: Sejumlah personalia kantor akan
mengembangkan diri dalam bidang teknik untuk bekerja di luar rangka organisasi
formal tersebut.

Para menejer yang cukup
peka terhadap masalah yang akan terjadi sebagai akibat yang timbul dari
pemanfaatan teknologi informasi akan berupaya untuk memadukan dua karakter yang
berbeda agar dapat terhindar dari konfik antara kebutuhan teknologi dan
kebutuhan organisasi.

Ada
beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi masalah yang menimbulkan
konflik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi seperti:

1. 
Manajemen memodifikasikan teknologi informasi agar dapat menyesuaikan
diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan.

2. Manajemen memodifikasikan organisasi
perkantoran agar dapat menetapkan dan memformalkan hubungan-hubungan yang
diminta oleh teknologi informasi.

3. 
Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun
teknologi informasi yang tersedia namun pendekatan itu dibarengi oleh kegiatan
untuk memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi ketaksesuaian dan konflik
diantara organisasi dan teknologi informasi tersebut.