ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN PRINSIP PENYELENGGARAANNYA

ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN PRINSIP PENYELENGGARAANNYA 

A.    Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor

Prinsip-prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Henry Fayol hanya menampilkan garis-garis besarnya saja, diantaranya terdapat 14 (empat belas) prinsip-prinsip umum manajemen  yakni:

1.  Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas

Tujuan atauy sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik berupa materi maupun nonmateri.

Tujuan atau sasaran bagi organisasi atau badan akan berperan sebagai:

• Pedoman kea rah mana organisasi itu akan dibawa.
• Landasan bagi organisasi yang bersangkutan
• Penentu macam aktivitas yang akan dilakukan
• Penentu program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi.

2.   Pembagian Kerja

Karena adanya spesialiasasi, maka diperlukan adanya pembagian kerja / tugas yang sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan bakat yang dimilikinya. Sehingga tujuan organisasi yang akan dicapai, menjadi lebih terarah, efektif, dan efisien.

3.      Delegasi kekuasaan

Kekuasaan atau wewenang adalah salah satu unsure untuk mencapai kesuksessan kerja sama dalam suatu organisasi. Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan yang tegas, agar tugas, dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan.

Delegasi kekuasaan kepada pihak lain merupakan unsur penting dan elementer daris eorang pimpinan karena dengan pelimpahan kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu, perhatian, dan pengetahuannya.

4.      Rentang kekuasaan

Rentangan kekuasaan (span of authority) sering juga disebut span of control, span of management atau span of managerial responsibilities. Rentang kekuasaan berarti berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang atasan.pemimpin sehingga pemimpin dapat memimpin, membimbing, dan emngawasi secara berhasil guna dan berdaya guna.

5.      Kesatuan perintah dan tanggung jawab (unity of command)

Berdasarkan prinsip kesatuan perintah dan tanggung jawab seorang bawahan hanya mempunyai satu atasan atau pimpinan dan kepadanya ia harus mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas, serta dari siapa ia menerima perintah, instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja.

6.      Koordinasi

Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegitaan seluruh unit agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan.

7.      Asas fungsional

Asas ini menentukan bahwa organisasi dapat berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya.

8.      Asas akordion

Asas akordion menentukan bahwa organisasi selalu mengikuti dan emnyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan, sehingga dapat terhindar kekakuan dalam pelaksanaan tugas.

B.     Pengertian Pekerjaan Kantor

1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan
2. 2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa “Pekerjaan perkantoran berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuat warkat-warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari.
3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.
4. George Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut: “Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.
5. Littlefield dan Peterson menerangkan bahwa setiap pekerjaan kantor dalam sebuah organisasi dalam dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya.

Dalam garis besarnya tatausaha mempunyai 3 peranan pokok, antara lain sebagai berikut:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi supaya dengan mudah mengambil keputusan atau dapat melakukan tindakan yang tepat jika perusahaannya sedang menghadapi masalah.
3. Membantu melancarkan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

C.    Fungsi Pekerjaan Kantor

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

Fungsi dari pekerjaan kantor pada prinsipnya adalah memberikan layanan informasi dan perekaman dalam bidang jasa-jasa perkantoran untuk mencapai tujuan organisasi. Mills menjabarkan fungsi pekerjaan kantor menjadi delapan yaitu :

1.      Menerima informasi

Contoh dari bentuk informasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan telepon, pesanan faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

2.      Merekam informasi

Tujuannya adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Contoh bentuk rekaman operasi yaitu korespondensi, pesanan dan faktur.

3.      Mengelola informasi

Yaitu memastikan agar informasi yang diterima benar dan akurat.

4.      Mengatur informasi

Kantor bertanggungjawab mensuplai informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. Contohnya adalah penyiapan faktur, penetapan harga, laporan statistik, laporan keuangan, dan laporan – laporan pada umumnya.

 5.      Memberi informasi

Kantor memberikan informasi dari rekamannya bila manajemen meminta. Informasi yang dibagikan dapat bersifat rutin, maupun khusus dapat secara lisan maupun tertulis. Contohnya pesanan, anggaran faktur, laporan keuangan.

6.      Melindungi aset

Mengamati secara cermat urusan dalam perusahaan seperti menjaga keakuratan rekaman dan memperingatkan manajemen mengenai apa saja yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.

7.      Menyimpan informasi

Kantor harus menyimpan informasi yang diterima dengan baik agar mudah dicari apabila manajemen membutuhkannya