MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI

 

MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI

A. Pengertian komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian warta/pesan/informasi yang mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha untuk mendapat saling pengertian.

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan. Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.

1. Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antar manusia.
2. Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work, komunikasi adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang keorang lain.
3. Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya Komunikasi dalam Teori dan Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.

B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi atau pesan dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dalam usaha pencapaian pengertian.

Langkah-langkah proses komunikasi sebagai berikut :

1. Komunikator memiliki gagasan atau pesan/informasi yang ingin disampaikan kepada komunikan.
2. Komunikator membuat atau menyusun sandi sandi (encoding) untuk menyampaikan maksud, baik dalam bentuk kata-kata atau lambang ( gambar, warna, bahasa sandi, tulisan, dan lain-lain) sebagai pesan.
3. Perkataan dan lambang-lambang (pesan) tersebut disalurkan melalui media
4. Komunikan menguraikan/ mentafsirkan pesan (decoding) yang dikirimkan oleh komunikator sehingga mempunyai makna/arti.
5. Komunikan memberi tanggapan (feedback) terhadap informaasi yang diberikan oleh komunikator, sehingga komunikator dapat menganalisis apakah pesan yang disampaikan sesuai atau tidak dengan apa yang dimaksudkanya, karena dalam proses komunikasi dapat saja terjadi hambatan-hambatan.

Menurut arah prosesnya, komunikasi dibedakan sebagai berikut.
a. Komunikasi satu arah (one way communication)
Komunikasi satu arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu hanya dari pihak komunikator dengan tidak memberi kesempatan kepada komunikan untuk memberikan respon atau tanggapan. Contohnya : Atasan sedang memberikan perintah kepada skretarisnya, sebuah baliho iklan produk yang sedang dibaca seseorang di pinggir jalan, dan komandan perang memberikan perhatian bagan komunikasi satu arah, berikut:

Keuntungan komunikasi satu arah :

1. Lebih cepat dan efisien,
2. Dalam hal-hal tertentu dapat memberikan kepuasan kepada komunikator, karena pihak komunikan tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan respons atau tanggapan terhadap hal-hal yng disampaikan oleh komunikator,
3. Dapat membawa wibawa komunikator (pimpinan), karena komunikasi tidak dapat mengetahui secara langssng atau menilai kesalahan dan kelemahan komunikator.

Kelemahan komunikasi satu arah :

1. Tidak memberikan kepuasan kepada komunikan, karena komunikan tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan respons atau tanggapan,
2. Memberikan kesan otoriter,
3. Dapat menimbulkan kesalah pahaman dan ketidak jelasan, sehingga muncul prasangka yang tidak baik.

b. Komunikasi dua arah (two ways communication)
Merupakan komunikasi yang berlangsung antara dua pihak dan ada timbal balik baik dari komunikator maupun komunikan. Komunikasi 2 arah dapat terjadi secara vertical, horizontal, dan diagonal.

1. Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang alirannya berlangsung dari atas ke bawah atau sebaliknya. Dalam suatu perusahaan, komunikasi vertikal yang terjadi adalah komunikasi yang berlangsung antara manajemen tingkat atas, menengah, hingga ketingkat karyawan. Contoh: Komunikasi berlangsung antara atasan dengan bawahannya di sebuah kantor.
2. Komunikasi horizontal yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama. Contohnya komunikasi antara karyawan yang satu dengan yang satu level.
3. Komunikasi diagonal dalah komunikasi yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda. Contohnya: komunikasi antara kepala bagian dengan kepala seksi

Keuntungan dari komunikasi dua arah:

1. Adanya dialog antara komunikator dengan komunikan, sehingga menimbulkan kepuasan diantara kedua belah pihak.
2. Informasi yang diterima menjadi lebih jelas, lebih akurat dan lebih tepat, karena dapat diperoleh langsung penjelasanya.
3. Memunculkan rasa kekeluargaan, kekerabatan, dan iklim demokratis.
4. Menghindari kesalah pahaman

Kelemahan komunikasi dua arah

1. Informasi yang disampaikan lebih lambat, sehingga kurang efisien.
2. Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat
3. Memberikan kesempatan kepada komunikan untuk bersikap menyerang, sehingga suasana kerja bisa menjadi kurang kondusif
4. Memberi kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak ada relevansinya dengan masalah yang sebenarnya.

c. Komunikasi ke segala arah
Komunikasi kesegala arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari beberapa komunikator dan komunikan yang saling berinteraksi yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda-beda. Contohnya diskusi antar anggota rapat. Keuntungan dan kelemahan komunikasi kesegala arah hampir sama dengan komunikasi dua arah, yang membedakannya adalah dalam komunikasi dua arah, komunikator dan komunikannya hanya dua orang, tetapi dalam komunikasi ke segala arah, komunikator dan komunikanya lebih dari dua orang.

C. Faktor – faktor komunikasi
Dalam kegiatan komunikasi ada faktor-faktor yang dapat menunjang keberhasilan proses komunikasi dan ada juga faktor-faktor penghambat berhasilnya proses komunikasi.

a. Faktor – faktor penunjang keberhasilan komunikasi
Keberhasilan dalam proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh kecakapan komunikator dan komunikan dalam pelaksanaan pengiriman dan penerimaan berita / pesan. Faktor – faktor penunjang keberhasilan antara lain sebagai berikut.

1) Dilihat dari sisi komunikator
Faktor – faktor penunjang keberhasilan komunikan dari sisi komunikator adalah sebagai berikut :
a) Kecakapan komunikator
Seorang komunikator harus dapat menguasai cara – cara penyampaian pikiran, ide, gagasan baik secara lisan atau tertulis.

b) Sikap komunikator
Seorang komunikator dalam menyampaikan informasi harus tegas, terbuka, simpatik, dan rendah hati untuk membangkitkan kepercayaan dari komunikan.

c) Pengetahuan komunikator
Seorang komunikator yang mempunyai wawasan pengetahuan yang luas akan lebih mudah dalam menyampaikan ide, gagasan kepada komunikan.

d) Keadaan fisik komunikator
Seorang komunikator yang memiliki suara yang jelas, tidak gagap dan mantap dalam menyampaikan informasi akan lebih mudah dipahami oleh komunikan

e) Sistem sosial
Seorang komunikator harus mampu menyesuaikan diri dari lingkungan masyarakat di mana dia berbicara. Sehingga komunikator akan mampu memahami siapa yang diajak berbicara dan bagaimana kebiasaanya.

b. Dilihat dari sudut komunikan
Faktor penunjang keberhasilan komunikasi dari sudut komunikan adalah sebagai berikut :

a) Kecakapan komunikan
Seorang komunikan harus mempunyai kecakapan untuk mendengarkan dan menanggapi pembicaraan, agar tujuan komunikasi dapat tercapai.

b) Sikap komunikan
Seorang komunikan harus memiliki sikap perhatian, simpati, dan rendah hati dalam mendengarkan informasi dari komunikator.

c) Pengetahuan komunikan
Komunikan yang memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas akan lebih cepat mengerti dan memahami informasi yang disampaikan oleh komunikator.

d) Keadaan fisik
Komunikan sangat dipengaruhi keadaan fisik dalam menerima informasi seperti pendengaran, pengelihatan, ataupun indra lainnya.

e) Sistem sosial
Komunikan harus memahami siapa yang berbicara, materi yang dibicarakan, dan dapat menyesuaikan diri dengan komunikator.

Harold D Laswell memperkenalkan lima formula komunikasi untuk terjadinya suatu proses komunikasi, yaitu :

a. Who, berkenaan dengan siapa yang mengatakan.
b. Says What, berkenaan dengan yang menyatakan apa.
c. In Which Channel, berkenaan dengan saluran apa.
d. To Whom, berkenaan dengan ditujukan kepada siapa.
e. With What Effek, berkenaan dengan pengaruh apa.

D. Memilih Media Komunikasi
1. Pengertian media komunikasi
Media komunikasi adalah sarana atau alat yang digunakan untuk mempermudah proses penyampian warta/pesan/informasi dari komunikator kepada komunikan untuk mecapai tujuan tertentu.

2. Fungsi media komunikasi
Fungsi media komunikasi adalah sebagai berikut :
a. Menumbuhkan motivasi bagi para komunikan
b. Menumbuhkan daya tarik pesan atau informasi yang akan disampaikan
c. Mengefektifkan proses penyampaian pesan atau informasi
d. Mempercepat waktu yang diperlukan untuk menyampaiakan informasi
e. Menjelaskan isi dan maksud pesan atau informasi yang akan disampaikan
f. Membuat isi pesan atau informasi lebih nyata
g. Sebagai media hiburan dan pendidikan bagi komunikan
3. Jenis-jenis media komunikasi
Jenis-jenis media komunikasi adalah sebagai berikut :
a. Media visual, yaitu media yang dapat di lihat
Contoh : lukisan, foto, sinar lampu, dan media cetak
Kelebihan :

1. Biaya relatif murah
2. Mudah dibuat dan digunakan
3. Alat dan pemeliharaanya sederhana
4. Dapat memperjelas suatu masalah
5. Dapat mewujudkan ide abstrak ke bentuk konkret
6. Dapat menimbulkan imajinasi dan inspirasi

Kekurangan :

1. Hanya untuk indra penglihatan
2. Tidak bergerak
3. Keterkaitan pada ukuran
4. Menimbulkan rasa bosan
5. Memiliki keterbatasan pemirsa
6. Dapat menimbulkan penafsiran yang berbeda – beda

b. Media audio, yaitu media yang dapat di dengar
Contoh : radio, tape recorder, dan telepon
Kelebihan :

1. murah dan mudah pengadaannya, jangkauan luas, dan dapat mengembangkan daya imajinasi
2. progamnya sudah dibuat, alat perekamnya mudah digunakan dan didapatkan, dapat dipakai berulang-ulang, mudah diperbanyak, dan dapat digunakan sewaktu-waktu
3. bentuk sederhana, mudah digunakan, dan dapat menyampaikan pesan secara langsung

Kekurangan :

1. Penyajian terikat pada jadwal, dan kecepatan penyajian sulit di kontrol
2. Kecepatan informasi tidak dapat dirubah dan tidak menggambarkan unsur-unsur
3. Biaya pemasangan relatif mahal, dan sering timbul gangguan-gangguan

c. Media audio visual, yaitu media yang dapat dilihat dan didengarkan
Contoh : televisi, DVD, dan film

Kelebihan :

1. Informasi dapat disampaikan sesuai dengan kenyataan
2. Dapat dimengerti keadaan/hasil yang sebenarnya
3. Tidak membosankan

Kekurangan :

1. Biaya relatif mahal
2. Kadang – kadang kejelasan suara kurang dipahami
3. Memerlukan tempat yang tidak sedikit

E. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon
Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon disamping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi langsung dalam jarak jauh. Sebagai sarana komunikasi , telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi secara cepat, karena dengan telepon baik komunikator (pengirim pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi berhari-hari.

Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan atau menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak ke pihak lain.

1. Macam-Macam Pesawat Dan Hubungan Telepon
a. Jenis pesawat telepon

Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon.
1) Intercom
Dalam bahasa inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi didalam. Hubungan di dalam intercom juga sering disebut dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.

2) Pesawat Telepon
Telepon merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

3) PMBX (Privat Manual Branch Exchange)
Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelepon harus terlebih dahulu melalui operator, penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah tersambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi.

4) PABX (Private Automatic Branch Exchange)
Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa menggunakan operator. Penelpon dapat berhungan langsung keluar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelpon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

5) Switchboard (papan sambungan)
Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang didalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain

6) Loudspeking Telephone ( pengeras suara telepon)
Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah :

1. Meningkatkan kemampuan kerja
2. Meningkatkan efisiensi waktu
3. Menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.

7) Telephone Answering machine (mesin penjawab telepon)
Yaitu suatu alat yang dapat dapat merekam / menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

b. Jenis hubungan telepon
Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarak jangkaunya dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) yaitu :

1. Hubungan antar bagian (intern), yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.
2. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yagn dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup tertentu, yakni dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memulai kode area tempat yang dituju.
3. Hubungan Interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar propinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini penelepon harus memutar nomor kode wilayah yang dituju.
4. Hubungan Internasional (overseas call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau orgasnisasi di suatu negara yang lain.

2. Peletakan pesawat telepon
Ditinjau dari peletakannya, ada bermacam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, yakni:

1. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di meja
2. Telepon dinding (wall phone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di dinding
3. Telepon genggam (handphone), yaitu telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya.

3. Cara kerja telepon
Ditinjau dari cara kerjanya, telepon dapat dibedakan menjadi 3 (tiga ) jenis, yaitu:

a. Hubungan Melalui Operator
Bila melalui operator, penelepon memutar / menekan nomor operator sentral untuk meminta hubungan perorangan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon sendiri . Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.

b. Hubungan Langsung
Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelpon menelepon sendiri tanpa operator, memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh kemudian bicara.

c. Hubungan Langsung dengan SMS
Hubungan langsung jarak jauh, bahkan melintas batas negara dengan menggunakan layanan pesan pendek, yang bisa secara tertulis atau melalui suara (voice).

4. Etiket bertelepon
Banyak orang menyamakan begitu saja kata “etika” dan “etiket” padahal keduanya memiliki pengertian yang berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik buruk, benar salah, baik tidak. Sedangkan etiket adalah tata krama, sopan santun, atau tata pergaulan.

Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, dan juga tidak bernada emosi. Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikasi dengan kita.

Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut:

1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan.
2. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasis atau organisasi tempat kita bekerja.
3. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon.
4. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.
5. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap menyenagkan.
6. Berusahalah menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.
7. Berbicaralah dengan tempo sedang, tidak terlalu cepat atau lambat.
8. Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebutkan nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, di samping pokok pembicaraannya.
9. Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah memang saat ini waktu yang tepat untuk berbicara.
10. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja
11. Catat poin pesan-pesan yang disampaikan
12. Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon.
13. Mengakhiri pembicaraan dengan tepat.
14. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon

1. Menggunakan bahasa formal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon
2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
4. Berbicara terlalu banyak basa-basi.
5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
6. Berbicara dengan nada memerintah.
7. Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan.
8. Penelepon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
9. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.